Registrácie na konferenciu Prevádzkovateľa (ďalej len „Pravidlá“)

Tento dokument upravuje vybrané práva a povinnosti Prevádzkovateľa, oprávnených a dotknutých osôb pri spracovávaní osobných údajov v rámci registrácie na konferenciu (ďalej len „Konferencia“) poskytovanej Prevádzkovateľom v informačnom systéme prostredníctvom príslušných internetových domén alebo prostredníctvom iných platforiem, ktorými sú najmä, ale nie výlučne, iOS (Apple’s App Store), Android (Google Play), sociálna sieť Facebook, platforma Amazon (ďalej len „Platformy“) vyplývajúce zo zákona č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov (ďalej len „Zákon“).

Prevádzkovateľ:

Názov: ITM Solutions, s.r.o.
Sídlo: Ceroviny 427, 95124 Nové Sady, Slovenská republika
IČO: 53562496
DIČ: 2121410918
E-mail: info[a]nconnect.sk
Telefónne číslo: +421902170744
(ďalej len „Prevádzkovateľ“)

OBSAH

Článok I Preambula
Článok II Definície základných pojmov
Článok III Dotknutá osoba
Článok IV Osobné údaje spracovávané Prevádzkovateľom
Článok V Tretie strany
Článok VI Bezpečnosť a kontrola
Článok VII Likvidácia osobných údajov
Článok VIII Záverečné ustanovenia

Článok I
PREAMBULA

Osobné údaje v informačnom systéme poskytovanej Konferencie spracovávame v súlade s dobrými mravmi a výlučne v súlade s platnými právnymi predpismi a medzinárodnými zmluvami, ktorými je Slovenská republika viazaná. Vždy dbáme najmä o to, aby nedošlo k porušeniu základných práv a slobôd a právom chránených záujmov dotknutých osôb, najmä k porušeniu ich práva na zachovanie ľudskej dôstojnosti alebo k iným neoprávneným zásahom do ich práva na ochranu súkromia.

Článok II
DEFINÍCIE ZÁKLADNÝCH POJMOV

Blokovanie osobných údajov – je dočasné alebo trvalé pozastavenie spracúvania osobných údajov, počas ktorého možno vykonávať len tie operácie s osobnými údajmi, ktoré sú nevyhnutné na splnenie povinnosti uloženej Zákonom.
Cezhraničný tok osobných údajov – je prenos osobných údajov mimo územia Slovenskej republiky a na územie Slovenskej republiky.
Dotknutá osoba – je pre účely Konferencie, fyzická osoba staršia ako 16 rokov, ktorej sa osobné údaje týkajú, a ktorá pred zapojením sa do Konferencie potvrdzuje oboznámenie sa so Všeobecnými obchodnými podmienkami a Pravidlami na ochranu osobných údajov, viažucimi sa ku Konferencie (ďalej aj „Účastník“).
Aplikácia – je informačný systém komunikujúci s používateľom (ďalej aj „Dotknutá osoba“ a/alebo „Účastník“)
Účastník – viď Dotknutá osoba.
Identifikačný kód Účastníka vygenerovaný príslušnou Platformou – ide o identifikátory, ktoré sa môžu líšiť vzhľadom na používanú platformu (sú to najmä Device ID, Advertising ID, IDFA, Android ID, Google Advertiser ID).
Informačný systém osobných údajov – je informačný systém, v ktorom sa na vopred vymedzený alebo ustanovený účel systematicky spracúva alebo má spracúvať akýkoľvek usporiadaný súbor osobných údajov prístupných podľa určených kritérií, bez ohľadu na to, či ide o informačný systém centralizovaný, decentralizovaný alebo distribuovaný na funkčnom alebo geografickom základe (ďalej len „informačný systém“); informačným systémom sa na účely Zákona rozumie aj súbor osobných údajov, ktoré sú spracúvané alebo pripravené na spracúvanie čiastočne automatizovanými alebo inými ako automatizovanými prostriedkami spracúvania.
Likvidácia osobných údajov – je zrušenie osobných údajov rozložením, vymazaním alebo fyzickým zničením hmotných nosičov tak, aby sa z nich osobné údaje nedali reprodukovať.
Oprávnená osoba – je každá fyzická osoba, ktorá prichádza do styku s osobnými údajmi v rámci svojho pracovného pomeru alebo na základe poverenia, a ktorá spracúva osobné údaje v rozsahu a spôsobom určeným v poučení podľa Zákona.
Osobné údaje – sú údaje týkajúce sa určenej alebo určiteľnej fyzickej osoby, pričom takou osobou je osoba, ktorú možno určiť priamo alebo nepriamo, najmä na základe všeobecne použiteľného identifikátora alebo na základe jednej, či viacerých charakteristík alebo znakov, ktoré tvoria jej fyzickú, fyziologickú, psychickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu. Osobné údaje v rámci týchto Pravidiel môžu byť označené ako: a) Nevyhnutné osobné údaje - osobné údaje Účastníka, ktoré poskytol prevádzkovateľovi za účelom jeho vážneho záujmu o zapojenie sa do Konferencie, a bez poskytnutia ktorých nie je zapojenie sa do Konferencie technicky možné. b) Rozšírené osobné údaje – osobné údaje Účastníka, na ktorých spracovávanie udelil Prevádzkovateľovi v súlade s týmito Pravidlami súhlas. c) Osobné údaje spracovávané na základe oprávneného záujmu – osobné údaje Účastníka, ktorých spracovávanie je oprávneným záujmom Prevádzkovateľa podľa týchto pravidiel.
Poskytovanie osobných údajov – je poskytnutie osobných údajov pre účely zapojenia sa do Konferencie. Podľa Zákona v širšom kontexte ide aj o odovzdávanie osobných údajov na spracúvanie inej právnickej alebo fyzickej osobe, prípadne subjektu v cudzine.
Prevádzkovateľ – spoločnosť ITM Solutions, s.r.o.
Spracúvanie osobných údajov – je vykonávanie operácií alebo súboru operácií s osobnými údajmi, najmä ich získavanie, zhromažďovanie, šírenie, zaznamenávanie, usporadúvanie, prepracúvanie alebo zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, preskupovanie, kombinovanie, premiestňovanie, využívanie, uchovávanie, blokovanie, likvidácia, ich cezhraničný prenos, poskytovanie, sprístupňovanie alebo zverejňovanie.
Sprostredkovateľ – je každý, kto spracúva osobné údaje v mene Prevádzkovateľa, v rozsahu a za podmienok dojednaných s Prevádzkovateľom v písomnej zmluve podľa § 8 Zákona a v súlade so Zákonom.
Súhlas dotknutej osoby – je akýkoľvek slobodne daný výslovný a zrozumiteľný prejav vôle, ktorým dotknutá osoba na základe poskytnutých informácií vyjadruje súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov.
Účel spracúvania osobných údajov – je vopred jednoznačne vymedzený alebo ustanovený zámer spracúvania osobných údajov, ktorý sa viaže na určitú činnosť.
Úrad – v tomto dokumente ide o Úrad na ochranu osobných údajov, ktorý je orgánom štátnej správy s celoslovenskou pôsobnosťou so sídlom v Bratislave, vykonávajúci nezávislý dozor nad ochranou osobných údajov a podieľajúci sa na ochrane základných práv a slobôd fyzických osôb pri spracúvaní ich osobných údajov.
Tretia strana – je každý, kto nie je dotknutou osobou, Prevádzkovateľom, sprostredkovateľom alebo oprávnenou osobou.
Zverejňovanie osobných údajov – je publikovanie, uverejnenie alebo vystavenie osobných údajov na verejnosti prostredníctvom masovokomunikačných prostriedkov, verejne prístupných počítačových sietí, verejným vykonaním alebo vystavením diela, verejným vyhlásením, uvedením vo verejnom zozname, v registri alebo v operáte, ich umiestnením na verejne prístupnom mieste.

Článok III
DOTKNUTÁ OSOBA

Dotknutou osobou je každá fyzická osoba, ktorej sa osobné údaje spracovávané Prevádzkovateľom pre účely Konferencie týkajú, a je staršia ako 16 rokov (ďalej aj „Účastník“). Účastník odsúhlasením týchto Pravidiel prehlasuje, že: je starší ako 16 rokov, a že k udeleniu súhlasu na spracovávanie osobných údajov pre Prevádzkovateľa nepotrebuje súhlas od svojich rodičov resp. iných nositeľov rodičovských práv a povinností, nevyhnutné osobné údaje potrebné na zapojenie sa do Konferencie poskytol Prevádzkovateľovi až po dôkladnom oboznámení sa so Všeobecnými obchodnými podmienkami (ďalej len „VOP“) a Pravidlami na ochranu osobných údajov (ďalej len „Pravidlá“) viažucimi sa k tejto Konferencii a to dobrovoľne. Poskytnutím osobných údajov berie na vedomie VOP aj Pravidlá. Má u Prevádzkovateľa právo na: informácie o rozsahu osobných údajov o nej spracúvaných, prístup ku svojim osobným údajom, opravu, obmedzenie spracovávania alebo likvidáciu svojich osobných údajov Prevádzkovateľom spracovávaných, namietať proti spracovávaniu svojich osobných údajov a ich prenosu. Uplatnenie svojich práv môže Účastník zrealizovať emailom na adresu Prevádzkovateľa uvedenú v záhlaví týchto Pravidiel. V prípade, že má Účastník email prepojený so svojím kontom v Konferenčnom systéme, uplatnenie svojich práv musí vykonať z tohto emailu. Pre rýchlejšie spracovanie žiadosti sa odporúča uviesť do emailu názov Konferencie. V prípade, že uplatnenie práva Účastníka nebude zo strany Prevádzkovateľa akceptované, má tento Účastník právo podať sťažnosť na príslušnom Úrade. Ak Účastník požiada o vymazanie svojich osobných údajov, Prevádzkovateľ posúdi túto žiadosť v súlade s platnými predpismi o ochrane osobných údajov a v súlade s týmito Pravidlami, a ak je žiadosť oprávnená, vykoná likvidáciu týchto osobných údajov do 60 dní od doručenia žiadosti.

Článok IV
OSOBNÉ ÚDAJE SPRACOVÁVANÉ PREVÁDZKOVATEĽOM

Prevádzkovateľ spracováva osobné údaje Účastníka na základe nasledovných právnych základov: spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné k plneniu zmluvy uzavretej medzi Prevádzkovateľom a Účastníkom (účasť na konferencii), k naplneniu Prevádzkovateľových oprávnených záujmov, ako napríklad: analýza a štatistika návštevnosti za účelom zlepšenia kapacitných možností, Účastník k spracúvaniu osobných údajov poskytol svoj súhlas. Prevádzkovateľ spracováva osobné údaje Účastníka, ktoré mu tento poskytol za účelom jeho vážneho záujmu o zapojenie sa do Konferencie. Účastník si je vedomý, že bez poskytnutia týchto Nevyhnutných osobných údajov nie je zapojenie sa do Konferencie technicky možné a preto k tomuto účelu poskytol Prevádzkovateľovi priamo alebo sprostredkovane tieto svoje osobné údaje: meno a priezvisko, e-mail, telefónne číslo, časy prihlásení, Identifikačný kód Hráča vygenerovaný príslušnou Platformou. (* Tieto údaje Konferencia používa prostredníctvom Tretích strán (napríklad Facebook) a Účastník tieto údaje poskytol platforme Tretej strany. Pre viac informácií odporúčame pozrieť podmienky ochrany súkromia príslušnej platformy Tretej strany.) Oprávneným záujmom Prevádzkovateľa je spracovávanie údajov za účelom štatistických a analytických činností o návštevnosti Konferencie. V rámci tohto oprávneného záujmu Prevádzkovateľ spracúva nasledovné osobné údaje: ročník štúdia, meno školy, Identifikačný kód Hráča vygenerovaný príslušnou Platformou. Odvolanie súhlasu na spracovávanie Rozšírených osobných údajov vykoná Účastník zaslaním emailu na email Prevádzkovateľa uvedený v záhlaví týchto Pravidiel, z ktorého bude jednoznačne vyplývať, že odvoláva súhlas so spracovávaním konkrétnych osobných údajov. Pre rýchlejšie spracovanie odvolania súhlasu sa odporúča uviesť do emailu názov Konferencie.

Článok V
TRETIE STRANY

Ak Prevádzkovateľa upozorní alebo si u neho svoje právo uplatní Účastník, alebo ak Prevádzkovateľ sám zistí, že tretej strane poskytol nesprávne, neúplné alebo neaktuálne údaje, alebo že ich poskytol bez právneho základu, je povinný bez zbytočného odkladu preukázateľným spôsobom oznámiť to každému, komu ich poskytol. Prevádzkovateľ v oznámení uvedie aké opatrenia na nápravu vykonal, najmä či osobné údaje blokoval, doplnil, opravil, upravil, aktualizoval alebo zlikvidoval a aké opatrenia žiada prijať od tretej strany. Tretia strana je povinná na základe oznámenia Prevádzkovateľa vykonať ním požadované opatrenia, najmä zablokovať osobné údaje v informačnom systéme a bez zbytočného odkladu ich doplniť, opraviť, upraviť, aktualizovať alebo zlikvidovať. Od oznámenia je možné upustiť len vtedy, ak je objektívne nemožné a/alebo je možné len s vyvinutím neprimeraného úsilia. Prevádzkovateľ, ktorý upustí od oznámenia z objektívnych dôvodov uvedených v predchádzajúcej vete, je povinný na požiadanie Úradu preukázať, že upustenie od oznámenia bolo opodstatnené. Prevádzkovateľ je v nevyhnutnej miere oprávnený poskytnúť údaje Účastníka len tým tretím stranám, s ktorými ho viaže zmluvná spolupráca ošetrujúca zároveň aj agendu ochrany osobných údajov a to len pre splnenie predmetu takto uzatvorenej zmluvy. Za takéto poskytnutie údajov sa môže považovať napr. ich poskytnutie tretej strane, ktorá vedie Prevádzkovateľovi účtovníctvo, tretej strane, ktorá je poskytovateľom platobných metód alebo tretej strane, ktorá je oprávnená uchovávať údaje pre Prevádzkovateľa (napr. spoločnostiam vydávajúcim kreditné karty, bankám, spoločnosti PayPal, mobilným službám, webhostingom, vyhotoviteľovi štatistík atď.), a to aj do zahraničia, ale len za účelom poskytnutia podpory Účastníkovi alebo iba v miere nutnej k poskytnutiu dostatočnej podpory alebo pre nevyhnutné potreby Prevádzkovateľa, avšak vždy v súlade so Zákonom. Pri registrácii prostredníctvom platformy Formlets môže byť užívateľské meno automaticky vyplnené podľa mena užívateľa na platforme Formlets. Nižšie uvedení sprostredkovatelia môžu spracovávať osobné údaje poskytnuté Účastníkom:
Prevádzkovateľ môže uchovávať osobné údaje Účastníkov u sprostredkovateľa Websupport s. r. o., Karadžičova 12, 821 08 Bratislava, Slovensko, IČO: 36 421 928.
Prevádzkovateľ môže využívať služby svojho sprostredkovateľa Oxopia NV, Korsele 18 bus 2, 9667 Horebeke, Belgium, VAT BE0889696965

Článok VI
BEZPEČNOSŤ A KONTROLA

Za bezpečnosť spracovávania osobných údajov zodpovedá Prevádzkovateľ. Tento je povinný osobné údaje chrániť pred poškodením, zničením alebo stratou, zmenou, neoprávneným prístupom k nim, ich sprístupnením, poskytnutím alebo zverejnením a inými ako dohodnutými spôsobmi spracovávania. Na tento účel prijal Prevádzkovateľ primerané technické, organizačné a personálne opatrenia zodpovedajúce spôsobu spracovávaniu osobných údajov. Opatrenia uvedené v predchádzajúcej vete má Prevádzkovateľ spracované v Bezpečnostnej smernici, ktorú je povinný aktualizovať tak, aby zodpovedala prijatým zmenám počas celého spracovávania.

Článok VII
LIKVIDÁCIA OSOBNÝCH ÚDAJOV

Vymazanie účtu Účastníka
V prípade vymazania účtu Účastníka z inforamčného systému konferencie, Prevádzkovateľ vymaže Rozšírené osobné údaje Účastníka a zároveň aj Nevyhnutné osobné údaje, ktoré sú potrebné pre registráciu na Konferenciu. Tieto osobné údaje Účastníka budú zmazané do 60 dní, ak nepodliehajú archivácii.
Rozšírené osobné údaje
Pri odvolaní súhlasu so spracovávaním Rozšírených osobných údajov, budú predmetné osobné údaje Účastníka (spracovávané na základe súhlasu Účastníka) vymazané bezodkladne najneskôr do 60 dní od odvolania súhlasu. Odvolanie tohto súhlasu vykoná Účastník zaslaním emailu na email Prevádzkovateľa uvedený v záhlaví týchto Pravidiel, z ktorého bude jednoznačne vyplývať, že odvoláva súhlas so spracovávaním Rozšírených osobných údajov. Pre rýchlejšie spracovanie odvolania súhlasu sa odporúča uviesť do emailu názov Konferencie. Osobné údaje spracovávané na základe oprávneného záujmu Účastník môže požiadať o odstránenie svojich Osobných údajov spracovávaných na základe oprávneného záujmu poslaním emailu na adresu uvedenú v záhlaví týchto Pravidiel s uvedením presnej identifikácie Konferencie. V žiadosti musí byť vyslovene uvedené, že žiada o vymazanie svojich Osobných údajov spracovávaných na základe oprávneného záujmu. V prípade, že v e-mailovej žiadosti nebude vyslovene uvedené, že Účastník žiada o vymazanie Osobných údajov spracovávaných na základe oprávneného záujmu, nebudú tieto jeho osobné údaje vymazané. Tieto osobné údaje Účastníka budú zmazané do 60 dní od doručenia žiadosti o vymazanie alebo do zániku oprávneného záujmu Prevádzkovateľa. Nevyhnutné osobné údaje Účastník môže požiadať o odstránenie svojich Nevyhnutných osobných údajov, ktoré sú potrebné pre registráciu na Konferenciu, poslaním e-mailu na adresu uvedenú v záhlaví týchto Pravidiel s uvedením presnej identifikácie Konferencie. V žiadosti musí byť vyslovene uvedené, že žiada o vymazanie svojich Nevyhnutných osobných údajov potrebných pre registráciu na Konferenciu. V prípade, že Účastník požiada o takéto odstránenie Nevyhnutných osobných údajov, bude jeho hráčske konto vymazané. V prípade, že v e-mailovej žiadosti nebude vyslovene uvedené, že Účastník žiada o vymazanie Nevyhnutných osobných údajov potrebných pre registráciu na Konferenciu, nebudú tieto jeho osobné údaje vymazané. Tieto osobné údaje Účastníka budú zmazané do 60 dní, ak nepodliehajú archivácii. Účastník vyjadrením súhlasu s týmito Pravidlami udeľuje Prevádzkovateľovi súhlas k spracovávaniu a uchovávaniu ním poskytnutých osobných údajov v súlade s platnými predpismi o ochrane osobných údajov pre účely Konferencie. Prevádzkovateľ prehlasuje, že e-mailové adresy vymazaných účtov nebudú použité na účely posielania informácií o Konferencii, iných projektov Prevádzkovateľa alebo partneroch Prevádzkovateľa a ani nebudú poskytnuté žiadnej tretej strane na tieto účely. Prevádzkovateľ je ďalej oprávnený, ak je to potrebné, uchovávať osobné údaje, ktorými sú emailová adresa a časy prihlásení Účastníka aj napriek žiadosti o odstránenie týchto osobných údajov, za účelom plnenia svojich zákonných povinností vyplývajúcich v spojitosti s článkom 58 smernice 2006/112/ES o spoločnom systéme dane z pridanej hodnoty a článkom 24f vykonávacieho nariadenia Rady (EÚ) č. 1042/2013. V tomto prípade si Prevádzkovateľ ponechá tieto osobné údaje na dobu nevyhnutne potrebnú k splneniu svojich povinností (maximálne 10 rokov). Skutočnosť, že Účastník sa nezúčastí Konferencie neznamená odvolanie súhlasu Účastníka so spracovávaním Rozšírených osobných údajov ani to nezakladá dôvod na odstránenie Osobných údajov spracovávaných na základe oprávneného záujmu alebo Nevyhnutných osobných údajov. Účastník môže kedykoľvek odvolať súhlas na spracovávanie Rozšírených osobných údajov alebo požiadať o odstránenie Osobných údajov spracovávaných na základe oprávneného záujmu alebo Nevyhnutých osobných údajov potrebných pre účasť na Konferencii v zmysle predchádzajúcich ustanovení, inak budú Osobné údaje spracovávané do zániku účelu, pre ktorý sú spracovávané.

Článok VIII
ZÁVEREČNÉ USTANOVENIA

Tieto Pravidlá podliehajú aktualizácii v nadväznosti na prípadné zmeny zákona a sú záväzné pre Prevádzkovateľa, dotknuté osoby a tretie strany v nevyhnutnom rozsahu. Za doplnenie, prípadne zmeny realizované v týchto Pravidlách je zodpovedný Prevádzkovateľ. Prevádzkovateľ si vyhradzuje právo na zmenu týchto Pravidiel bez predchádzajúceho upozornenia, pričom každá zmena bude vždy zverejnená na príslušnej stránke. Účastník nebude na zmenu Pravidiel upozornený. Uvedené nezbavuje Prevádzkovateľa jeho povinností v zmysle zákona. Zaregistrovaním sa na konferenciu, inštaláciou aplikácie na svojom zariadení alebo akceptovaním týchto Pravidiel účastník potvrdzuje svoj bezvýhradný súhlas s týmito Pravidlami, berie na vedomie, že tieto Pravidlá sú dostupné iba v slovenskom jazyku, súhlasí s touto skutočnosťou a rozumie ich obsahu. Pravidlá nadobúdajú účinnosť dňom vydania.

V Nitre, 01.03.2024